ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ УПРАВЛЯЮЩЕГО СОВЕТА МОУ СОШ с. Камышки. Общие положения
1. Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс создания документов по УС и организация работы с ними.
2. Основные задачи делопроизводства:
1) Создание документов (фиксация их на каком-либо носителе).
2) Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений.
3) Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением.
4) Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Должностная инструкция секретаря УС
1. Общие положения
1.1. Секретарь УС избирается на первом заседании УС.
1.2. Основными задачами секретаря УС являются организационное и документационное обеспечение работы УС.
1.3. Секретарь УС подчиняется председателю УС, в случае его отсутствия заместителю председателя УС.
1.4. В своей деятельности секретарь УС руководствуется:
- Законодательными актами РФ.
- Положением об УС.
- Распоряжениями председателя УС.
- Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.
1.5. Секретарь УС должен владеть вопросами:
1) организации работы с документами, составления документации;
2) культуры труда и служебной этики.
2. Функции:
На секретаря УС возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам УС.
2.2. Методическое руководство и контроль организации делопроизводства в УС.
2.3. Документирование деятельности УС.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание деятельности УС.
3. Должностные обязанности
Секретарь УС должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать деятельность УС.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись председателю УС.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений УС, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок, докладов, предоставляемых в УС.
3.6. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения УС.
3.7. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
4. Права
Секретарь УС имеет право:
4.1. Запрашивать от заинтересованных лиц в работе УС и комиссий УС необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений УС.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение членам УС.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ), международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы УС в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение членам УС предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности УС.
4.6. Требовать от руководства УС создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности УС.
4.7. Принимать решения в рамках своей компетенции.
4.8. Взаимодействовать со всеми комиссиями и членами УС по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации председателю УС.
5. Ответственность
Секретарь УС несет ответственность за:
5.1. качество документов, предоставляемых на подпись председателю УС;
5.2. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;
5.3. сохранность документации;
5.4. нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.